協力業者さんの募集について話していると、意外と多いのが「連絡のやり取りってどうやってるんですか、LINEとかでもいいんですか」っていう質問なんです。契約とか単価の話の前に、まず日々のコミュニケーションの仕組みが気になる、という方は結構いるんですよね。今日はそのあたりを具体的にお話ししようと思います。
日常のやり取りはチャット中心、電話はピンポイントで
うちでは普段の連絡は、LINEやチャットツールを使うことが多いです。現場の写真を送ってもらったり、次の案件の情報を共有したり、ちょっとした確認事項をやり取りしたり、そういう用途にはチャットの方が向いていると思っているんですよね。電話だと相手の手が空いているタイミングを狙わないといけないですし、現場で作業中だと出られないことも多いので、「後で確認してもらえればいい」程度の連絡はテキストで送るようにしています。
一方で、電話を使うのは「今すぐ判断してほしいこと」がある場合です。例えば現場で予定外のトラブルが起きて、その場で方向性を決めないといけないとき、チャットで文章を打つより電話で状況を聞いた方が早いですし、ニュアンスも伝わりやすいんですよね。だから、うちとしては「急ぎは電話、急がないものはチャット」というざっくりした使い分けをしています。
実際に協力業者さんから聞かれるのは、「LINEで送ったメッセージ、見落とされないか心配」という声です。これについては、担当者がこまめに確認する体制を取っていますが、どうしても返信が遅れそうなときは、既読だけつけて「後でちゃんと返します」と一言入れるようにお願いしています。やり取りが宙に浮いたままになるのが一番よくないと思っているので、そこだけは最低限守ってもらうようにしていますね。
現場の記録や報告は、写真と一言メモで十分
現場の進捗報告について、「どこまで細かく書けばいいんですか」と聞かれることもよくあります。うちとしては、長文の報告書みたいなものを求めているわけではなくて、作業前・作業後の写真と、気になった点があれば一言メモを添えてもらえれば十分だと考えています。形式を揃えることよりも、必要な情報がちゃんと伝わることの方が大事だと思っているんですよね。
例えば「配管の取り回しが図面と違っていたので、現場で相談して変更した」みたいな話は、写真と一言で十分伝わります。逆に、特に変わったことがなければ、完了の報告だけで構いません。無理に体裁を整えた報告書を書く時間があったら、その分次の現場に早く向かってもらいたい、というのが正直な気持ちです。
ただ、追加作業が発生しそうな場合や、お客様から何か指摘を受けた場合は、できるだけ早いタイミングで共有してもらうようにお願いしています。これは記録を残すためというより、後から「言った言わない」にならないようにするためで、協力業者さんを守る意味合いの方が大きいんですよね。
本社からの連絡は、必要なときに必要な分だけ
逆にうちから協力業者さんに送る連絡についても、考え方は同じです。毎日定時に連絡を入れるとか、進捗を細かく確認するといったことはしていません。次の案件の情報、スケジュールの変更、資材の手配状況など、動きがあったタイミングで連絡する、というシンプルな運用にしています。
これは、協力業者さんの時間を無駄に取らせたくないという考えからです。独立して仕事をしている以上、自分のペースで現場や事務作業を進めたいという方が多いと思うので、本社側が過剰に管理しようとすると、むしろ窮屈になってしまうと思うんですよね。必要な情報が必要なタイミングで届く、という状態を保つことを大事にしています。
新しく登録してくれた協力業者さんには、最初に「連絡はこのツールを使います」という案内だけしっかり伝えるようにしています。そこだけ最初に揃えておけば、あとは自然な頻度でやり取りが続いていく、というのがこれまでの感触です。
ツールが合わない場合も、相談してもらえれば調整できる
LINEやチャットツールを普段使っていない、という協力業者さんもいらっしゃいます。そういう場合は、無理にツールを揃えてもらうのではなく、電話やメールなど、その方が使いやすい方法に合わせることもあります。大事なのは連絡が確実に取れることであって、ツールの種類そのものにはこだわっていません。
実際、年配の職人さんの中には「電話の方が早いし確実だ」という方もいますし、それはそれで全然問題ないと思っています。うちとしては、お互いにとってストレスの少ない連絡方法を見つけることの方が、形式を統一することより大事だと考えているんですよね。
最近は、グループチャットのような形で複数の協力業者さんと担当者がまとめてやり取りできる場も用意しています。個別に同じ内容を何度も送るより、関係者がまとめて同じ情報を見られる方が効率がいい場面も多いんですよね。例えば急な人員調整が必要になったときなど、グループの中で声をかけて反応をもらう、という使い方をしています。もちろん、個別のやり取りが必要な話はそちらで別途連絡する形にしていて、グループチャットで全部済ませようとはしていません。
連絡のやり取りも含めて、ケイズエアシステムで協力業者として働くとどんな感じなのか、もう少し詳しく聞いてみたいな、という方は、下のページからお気軽にどうぞ。まずは話を聞くだけでも大丈夫です。
