協力業者さんから聞かれる質問の中で、地味だけど結構多いのが「現場の下見は誰がやるんですか」というものなんです。資材のこととか単価のことと違って、普段あまり話題にならない部分なんですけど、実はここがちゃんとしているかどうかで、当日の仕事のやりやすさがかなり変わってくるんですよね。今日はこの下見・事前確認のことについて、うちの実際のやり方をお話ししようと思います。
基本的には、うちの担当者が先に現場を見ています
新設工事や入れ替えのご依頼をいただいたとき、まず最初に現場を見に行くのは、うちの営業担当や現場担当の人間です。設置したい場所の壁の状況、配管を通すルート、エアコン本体を運び込む経路、マンションであれば共用部の使い方のルールなんかを、お客様と話しながら一通り確認してきます。この時点で分かったことは、できるだけ写真と簡単なメモにまとめて、協力業者さんにお願いするときに一緒に渡すようにしています。
特に気をつけているのは、搬入経路の幅とか、エレベーターのサイズ、駐車できる場所があるかどうかといった、現場に着いてから「しまった」となりやすいポイントです。こういう情報が事前にわかっているかどうかで、当日の動き方が全然違ってくるので、下見のときはできるだけ細かく見てくるようにしています。
ただ、正直に言うと、下見の段階で完璧に全部把握できるわけではないんです。例えば壁の中の構造までは外から見ても分からないですし、お客様が後から「実はもう一台増設したい」と言い出すこともあります。なので、下見の資料は「ある程度の目安」として渡していて、当日は協力業者さんの判断で現場に合わせて動いてもらう部分も残っています。
想定と違ったときにどうするか、という実際の話
以前、戸建ての入れ替え工事で、下見のときには問題なさそうに見えた壁の中に、思っていたより多くの配線が通っていて、穴あけの位置を現場で変える必要があった、ということがありました。こういうとき、協力業者さんが現場で判断して対応してくれて、その場で本社に電話一本入れてもらえれば、うちの方でお客様への説明や追加の調整をすぐに動く形にしています。現場で止まって困ってしまう時間が一番もったいないので、まずは連絡してもらう、というのを一番お願いしているところです。
逆に、下見の情報が足りなくて現場に入ってから戸惑わせてしまったケースもあります。そういうときは、協力業者さんから「次回はもう少しこの情報が欲しい」とフィードバックをもらうようにしていて、実際それを受けて下見のチェック項目を見直したこともあるんです。下見のやり方は、こちらが一方的に決めて終わり、というものではなく、協力業者さんの声を聞きながら少しずつ精度を上げていっているものだと思ってもらえればと思います。
経験のある業者さんには、同行してもらう選択肢もある
何度も一緒に仕事をしている協力業者さんの中には、「大きめの現場なら自分も下見に同行したい」と言ってくれる方もいます。その場合は、営業担当の下見のタイミングに合わせてもらって、一緒に現場を見てもらうこともあります。特に商業施設の空調工事とか、複数台を同時に設置するような規模の大きい案件では、実際に作業する人の目で見てもらった方が、当日の段取りがスムーズになることが多いんですよね。
もちろん、すべての案件で同行をお願いしているわけではありません。一般的な家庭用エアコンの入れ替えであれば、うちの下見資料だけで十分対応できることがほとんどです。同行してもらうかどうかは、案件の規模や内容を見ながら、協力業者さんと相談して決める、という感じにしています。無理に同行をお願いするつもりはなくて、あくまで選べる選択肢の一つという位置づけです。
同行してくれた協力業者さんからは、「自分の目で見た方が、当日の持ち物とか段取りを決めやすい」という声をもらうことが多いです。特に資材を何個積んでいくか、どの工具が必要かといった判断は、やはり実際に作業する人が現場を見た方が精度が上がるんだと思います。
同行してもらう場合は、その分の移動や時間もちゃんと案件として扱うようにしています。ただ見てもらうだけで終わらせず、予定もきちんと組んだ上でお願いするのが筋だと思っているからです。このあたりも案件ごとに協力業者さんと相談しながら決めています。
情報を渡す側として、うちが意識していること
下見の情報を協力業者さんに渡すときは、文章だけでなく写真を多めに使うようにしています。壁の状況や周辺の様子は、言葉で説明するより一枚の写真で見てもらう方が、圧倒的に正確に伝わると感じているからです。また、特殊な事情があるお宅、例えばペットがいるとか、在宅時間が決まっているといった情報も、差し支えない範囲で事前に共有するようにしています。
正直なところ、下見から当日の作業までの間に時間が空いてしまって、情報が古くなってしまうこともゼロではありません。そういうときのために、現場に着いたら念のため周辺の状況を確認してもらうよう、協力業者さんにはお願いしています。事前情報はあくまで「準備のための目安」であって、最終的な判断は現場で、という姿勢は変わらずお伝えしているところです。
下見の進め方や現場に入る前の情報共有のことも含めて、もう少し詳しく聞いてみたいな、という方は、下のページからお気軽にどうぞ。まずは話を聞くだけでも大丈夫です。
