協力業者さんとの契約の話になると、工事の単価や支払いサイトのことはよく聞かれるんですけど、意外と見落とされがちなのが請求書の出し方やインボイス制度への対応なんです。特に去年あたりから「インボイス登録ってした方がいいんですか」「請求書って毎回どう書けばいいんですか」という質問が増えてきたので、今日はそのあたりを整理してお話しようと思います。
請求書は難しい書類じゃなく、月末にまとめる確認作業だと思ってほしい
まず大前提として、うちにお願いしている請求書のフォーマットは特別難しいものじゃありません。工事日、工事内容、現場名、金額がわかれば十分で、専用のソフトを買ったり、複雑な書式を覚えたりする必要はないんです。実際、エクセルで作った簡単な表を使っている協力業者さんもいますし、手書きで出してくれる方もいます。形式より、どの現場の分かがきちんとわかることの方がうちとしては大事だと思っています。
月末に一回まとめて提出してもらう形が多いんですが、現場の数が少ない方は工事ごとに都度出してもらっても構いません。要は、こちらが支払い処理をするタイミングで、どの現場に対しての金額なのかが明確になっていればいいという考え方です。最初の数回だけ、こちらの担当者がフォーマットの書き方を一緒に確認することが多いので、そこで聞いてしまうのが一番早いと思います。
請求書を出すタイミングと、実際にお金が振り込まれるタイミングも、最初のうちは混乱しやすいところです。うちでは「どの月の工事分を、いつまでに提出してもらえば、いつの支払いに乗るか」を一覧にした簡単な案内を用意していて、新しく登録してくれた協力業者さんには最初にお渡しするようにしています。毎回口頭で説明すると聞き漏れが出やすいので、紙かデータで残しておいた方がお互い安心だという判断です。
インボイス登録は、うちから強制することはしていません
インボイス制度が始まってから、「登録しないと仕事をもらえなくなるんじゃないか」と心配される個人事業主の方が結構いらっしゃいます。これについては正直にお伝えすると、うちから登録を強制することはしていません。登録事業者かどうかで、お願いする仕事の量や内容を変えるという運用も取っていません。
もちろん、登録している方とそうでない方で、うち側の経理上の処理が多少変わる部分はあります。ただ、それはあくまで社内の事務処理の話であって、協力業者さんがどちらを選ぶかという判断に、うちが口を出すようなことではないと思っているんです。登録するかどうかは、それぞれの事業の状況や税理士さんとの相談で決めてもらうのが筋だと考えています。
実際に登録していない協力業者さんにも、これまでと変わらずお願いしている案件はありますし、逆に登録を済ませてから金額の見え方が変わったという相談を受けたこともあります。どちらのケースでも、まず話を聞いてから一緒に整理するようにしているので、不安なことがあれば早めに言ってもらう方が、あとで慌てずに済むと思います。
金額の面で付け加えると、登録している協力業者さんの分は、うち側で仕入税額控除の処理が通常通り進められるという違いがあります。ただこれも、だからといって登録していない方の単価を一方的に下げるというようなことはしていません。これまで組んできた信頼関係や、実際の仕事の質を無視して、制度の話だけで条件を変えるのはうちの考え方とは違うと思っているからです。
よくある質問は「屋号と個人名、どっちで出せばいいか」
請求書を出すときに地味に多い質問が、屋号を持っている方の「屋号と個人名、どっちを書けばいいんですか」という話です。これはどちらでも構わないんですが、銀行口座の名義と請求書の名前が揃っていないと、支払い処理の際に確認の手間が増えてしまうことがあるので、できれば口座名義と同じ表記で出してもらえると助かります。
あとは、消費税の書き方で迷う方も多いです。税込みで書くのか、税抜きと消費税額を分けて書くのか、というところですね。これも決まった正解を押しつけるというより、わかりやすく分かれていれば問題ないという運用にしています。最初の請求書を出すときに、うちの担当者から「ここはこう書いてもらえると助かります」と簡単にフィードバックすることもあるので、そのやり取りの中で自然と形が整っていく感じです。
工事日が複数の現場をまとめて1枚の請求書に書きたい、という相談もよくあります。これも問題なくて、現場ごとに行を分けてもらえれば1枚にまとめて出してもらって大丈夫です。むしろ現場数が多い協力業者さんの場合は、都度細かく提出されるより、ある程度まとめて出してもらう方がお互いの確認作業が減って助かるくらいです。どういう出し方が自分に合っているかは、最初の数ヶ月で感覚を掴んでもらえればいいと思っています。
書類周りで困ったときは、抱え込まずに聞いてほしい
正直なところ、請求書やインボイスの話は、工事の技術とは全然違う分野なので、職人さんが一人で悩んでしまいやすいところだと思っています。税務のことまで完璧に把握している必要はなくて、わからないことがあればそのまま聞いてもらえれば、うちの担当者がわかる範囲で一緒に整理しますし、必要であれば税理士さんに確認するよう案内することもあります。
うちとしても、書類のことで協力業者さんが仕事をしづらくなるのは本末転倒だと思っているので、そこはできるだけハードルを下げておきたいと考えています。工事の腕前以外の部分で不安を感じてほしくない、というのが正直な気持ちです。
請求書の出し方やインボイスのことも含めて、協力業者としてケイズエアシステムと組むとどんな感じなのか、もう少し詳しく聞いてみたいな、という方は、下のページからお気軽にどうぞ。まずは話を聞くだけでも大丈夫です。
