協力業者さんと最初に顔合わせをするとき、意外とよく聞かれるのが「作業報告ってどこまで細かくやればいいんですか」っていう質問なんです。契約とか単価の話の前に、むしろこっちの方が気になるという方も多くて、正直面倒な事務作業を押しつけられるんじゃないかと身構えられることもあります。今日はその報告や写真のルールについて、実際どういう考え方でやっているか、ちゃんとお話ししようと思います。
写真を残してもらうのは、報告のためというより証拠のため
うちでお願いしている報告は、基本的に施工前・施工中・施工完了の三段階で、スマホで何枚か写真を撮ってもらうというシンプルなものです。配管の通し方とか、室外機の設置状況とか、仕上がりがわかれば十分で、綺麗な資料にまとめ直す必要はありません。撮った写真をそのままチャットで送ってもらうだけで、うちの方で整理するという流れにしています。
この写真が一番役に立つのは、実はお客様とのトラブルを防ぐときなんです。例えば数ヶ月後に「設置した場所が最初と違う気がする」とか「この穴は工事の後に開いたんじゃないか」みたいな問い合わせが来たとき、工事直後の写真があれば、その場で状況を確認して説明できます。協力業者さんにとっても、自分がやった仕事がどういう状態だったかを証明できる材料になるので、お互いを守るための記録だと思ってもらえればいいかなと思います。
以前、既存の配管が古くて少し傷んでいた現場で、工事後に「工事のせいで傷んだんじゃないか」という話になったことがありました。そのとき施工前の写真が残っていたおかげで、もともとの状態だったことがすぐに確認できて、変な疑いをかけられずに済んだんです。あのとき担当してくれた協力業者さんも、写真を撮っておいてよかったと言っていました。
報告の手段はLINEでも専用アプリでも、使いやすい方でいい
報告のやり方について、うちから特定のアプリを強制することはしていません。LINEで写真を送ってもらう方が大半ですが、使い慣れている施工管理アプリがあればそれを使ってもらっても構いません。大事なのは記録が残ることと、こちらが確認できる状態になっていることだけで、手段そのものにこだわりはないんです。
よく聞かれるのが「毎回長い文章で報告書を書かないといけないんですか」という不安なんですけど、そんな必要はありません。写真に一言、「配管カバー取付完了」とか「室外機設置完了、異常なし」みたいな短いコメントがついていれば十分です。逆に、何か気になることがあった場合、例えば「このお宅は下地が思ったより硬くて時間がかかった」とか「配線の長さがぎりぎりだった」みたいな情報は、できるだけ詳しく書いてもらえると助かります。次に似たような現場があったときの参考になるからです。
報告が遅れたときに、厳しく追及するつもりはない
現場が立て込んでいると、写真の送付や報告が後回しになってしまうこともあると思います。うちとしては、当日中に送ってもらえれば十分で、その日のうちに難しければ翌日の朝でも構わないと伝えています。報告が多少遅れたことを理由に次の依頼を減らすとか、そういう対応はしていません。
ただ、一つだけ気をつけてほしいとお願いしているのは、現場で何か想定外のことが起きた場合、例えば工事中に損傷があったとか、お客様から急な要望が出たとか、そういうときはできるだけ早く連絡してほしいということです。これは報告の細かさというより、トラブルが大きくなる前に本社側でも状況を把握しておきたいからなんですよね。日々の作業報告はゆっくりでいいけれど、トラブルの連絡だけは早めに、というのがうちの温度感です。
新しく組むことになった協力業者さんには、最初の数件でこのあたりの感覚を実際にすり合わせてもらうことが多いです。どのタイミングで連絡が欲しいのか、どこまで細かく書けばいいのかは、文章で説明するより実際にやってみた方が早く伝わると感じています。
実際にあった例だと、天井裏に配線を通している途中で、図面にない梁にぶつかってしまって、予定していたルートが使えなくなったことがありました。そのときすぐに写真付きで連絡をくれたので、こちらもお客様に状況を説明して、その場で代替ルートの了承を取ることができたんです。もし連絡が工事完了後になっていたら、お客様への説明がもっと難しくなっていたと思います。こういう「困ったときの早い一報」が一番助かる場面ですね。
記録を残す文化が、結果的に仕事のやりやすさにつながっている
こうした写真や報告の積み重ねは、最終的にはお客様からの信頼につながっていると思っています。工事の様子がきちんと記録に残っている会社だと伝われば、お客様も安心して任せてくれますし、それが結果的に協力業者さんへの依頼のしやすさにも返ってくると考えています。
手間をかけてもらう分、報告の内容を細かく評価したり、揚げ足を取るようなことはしません。写真が多少ぶれていても、現場の状況がわかれば十分です。協力業者さんの負担を増やすための仕組みではなく、お互いが安心して仕事を続けられるための、シンプルな決まりごとだと捉えてもらえればと思っています。
報告の仕方も含めて、実際の仕事の進め方をもう少し詳しく聞いてみたいな、という方は、下のページからお気軽にどうぞ。まずは話を聞くだけでも大丈夫です。
