協力業者さんと話していると、単価の話の次に必ず出てくるのが「支払いってどのタイミングなんですか」という質問なんです。ここは生活に直結する話なので、気になるのは当然だと思うんですよね。今日は、うちが支払いのタイミングについてどう考えているか、できるだけ具体的にお話ししようと思います。断定的な日数や金額をここで約束することはできないんですけど、方針として大事にしていることはちゃんとお伝えしたいです。
支払いサイトは「できるだけ早く、かつ崩さない」のが基本方針
うちが支払いについて一番大事にしているのは、決めたサイクルを崩さないということなんです。協力業者さんにとっては、支払いが早いことよりも、いつ入ってくるかがはっきりしていることの方が大事な場合が多いと思うんですよね。だから、月をまたいでズルズル遅れるとか、月によって支払日がバラつくとか、そういうことは絶対に避けたいと考えています。
その上で、できる範囲では早めに支払う方向で運用しています。これは協力業者さんの資金繰りが、うちの受注状況に引っかかって苦しくなるようなことは避けたい、という考えからです。具体的な日数は契約内容や案件の形によって変わってくるので、ここで一律の数字を出すことはしませんが、個別にお話しするときにはきちんと説明するようにしています。
新しく登録してくれた協力業者さんには、契約の段階で支払いのサイクルをまず先に説明するようにしています。仕事の内容や単価の話より先に、支払いの仕組みを知っておいてもらった方が、安心して現場に入ってもらえると思っているからです。順番としては後回しにしがちな話なんですけど、うちはあえて最初に伝えるようにしているんですよね。
請求書を出すタイミングと、よくあるつまずき
実務の流れとしては、現場が完了した後に請求書を出してもらって、そこから社内で確認して支払いに進む、というのが基本の形です。新しく組んだ協力業者さんからよく聞かれるのが「請求書はどのタイミングで出せばいいんですか」という質問で、これは案件ごとに本社側から案内するようにしています。工事が終わった当日でいいのか、月末にまとめてでいいのか、ここが曖昧だと協力業者さん側も困ってしまうと思うので、最初に決めてしまうようにしているんです。
よくあるつまずきとしては、工事内容や金額の記載が、事前に伝えていた内容と食い違っているケースです。例えば現場で追加作業が発生して、それを請求書に反映したものの、本社側の記録と金額の認識がずれてしまう、ということが起こり得ます。これを防ぐために、追加作業が出た時点でその場で本社に連絡をもらうようにお願いしていて、後からのすり合わせを減らす工夫をしています。
もう一つ多いのが、個人事業主の方で、請求書のフォーマットに慣れていないというケースです。これは特に厳しく見るようなことはしていなくて、必要な項目だけ伝えて、こちらでフォーマットを用意することもあります。請求書の書き方で引っかかってしまって、支払いが遅れるというのは本末転倒だと思うので、わからないことがあれば遠慮なく聞いてもらいたいところです。
支払いが遅れそうなときは、隠さずに先に伝える
正直なところを言うと、どんな会社でも、何らかの事情で支払いが予定よりずれ込んでしまう可能性が完全にゼロとは言えないと思うんです。うちが大事にしているのは、そういうときに黙って後回しにするのではなく、遅れそうだとわかった時点で先に協力業者さんに伝えるということです。何も言われずに予定日を過ぎるのと、事前に「少し遅れそうです」と連絡が来るのとでは、受け取る側の気持ちが全然違うと思うんですよね。
これまでのところ、大きく予定がずれたことはないんですけど、万が一そういう場面が出てきたときに、誠実に対応できる体制でいたいと思っています。協力業者さんにとって、支払いに関する不透明さが一番の不安材料だと思うので、ここは数字の約束以上に、姿勢として大事にしているところです。
逆に、協力業者さん側から「今月ちょっと急いで確認してほしい」という相談をもらうこともあります。そういうときも、できることとできないことをはっきり伝えるようにしていて、曖昧な返事はしないようにしています。お互いに状況を正直に話せる関係じゃないと、結局どこかで無理が出てしまうと思うんですよね。
繁忙期で案件数が増えても、支払いペースは変えない
夏前の繁忙期は、一人の協力業者さんにお願いする案件数がどうしても増えてきます。そのときに「件数が多いからまとめて来月払いで」というように、支払いのペースを都合よく変えることはしないようにしています。案件数が増えたからといって、支払いのタイミングが遅れるようなことがあれば、協力業者さんの資金繰りを圧迫してしまいますし、それは本末転倒だと考えているからです。
逆に閑散期で案件数が少ないときも、支払いのサイクル自体は変わりません。仕事の量と支払いのルールは別のものとして扱う、というのがうちの基本的な考え方です。こうした運用を続けているのは、協力業者さんに安心して仕事を受けてもらうための土台だと思っているからなんですよね。
繁忙期は本社の事務処理も立て込みやすい時期ではあるんですけど、だからこそ、普段よりも確認作業の手を増やして、処理が滞らないように気をつけています。忙しい時期ほどミスが起きやすいというのは、現場だけじゃなくて事務の方でも同じことだと思うので、そこは意識的に対応しているところです。
支払いのことも含めて、契約や条件についてもう少し詳しく聞いてみたいな、という方は、下のページからお気軽にどうぞ。まずは話を聞くだけでも大丈夫です。
