11月に入ると、部材を卸してくれている取引先さんから「年末年始休業のお知らせ」のFAXやメールがぽつぽつ届き始めるんです。毎年のことなんですけど、これを見るたびに「ああ、もう逆算して考えないとな」って気持ちになるんですよね。今日はその裏側の話をしてみようと思います。
休業案内が届いて、最初に頭に浮かぶこと
卸業者さんの休業期間は、だいたい12月の終わりから1月の最初の数日というパターンが多いんですけど、会社によって最終出荷日や初出荷日が微妙に違うんです。うちは複数の卸さんから部材やエアコン本体を仕入れているので、それぞれの休業期間をカレンダーに書き込んで、「この期間に注文が通らない」っていうのをまず把握するところから始まります。
正直、この作業自体は地味なんですけど、ここでうっかり抜け漏れがあると、年明け早々に「エアコンが届かないから工事ができません」ということになってしまうんです。お客様からしたら「年内にお願いしたのに」ってなってしまうので、ここは絶対に気を抜けないところだと思っています。
実際、何年か前に一度、ある部材だけ発注のタイミングを見誤ってしまって、年明けまで工事をお待たせしてしまったことがあるんです。お客様には申し訳ない思いをさせてしまったんですけど、あの経験があったからこそ、今は休業案内が届いた瞬間にカレンダーへ落とし込むのを最優先の作業にするようになりました。失敗した分だけ、その後の仕組みがしっかりしてきた、という面はあると思っています。
「年内にお願いできますか」というご依頼が増える時期との板挟み
この時期、ありがたいことに「年内に取り付けてほしい」というお問い合わせが本当に増えてきます。新しい家電を年末に揃えたい、親戚が集まる前に直したい、という気持ちはすごくよく分かるので、できる限り応えたいと思っているんですけど、そのためには先ほどの卸さんの休業期間より前に、必要な機種をしっかり確保しておく必要があるんです。
特に人気の型番や、特定のサイズのエアコンは、この時期になると在庫が薄くなりがちです。だから「年内にお願いできますか」というご相談をいただいた時点で、機種を決めて即発注できるように、ある程度の在庫を見込みで動かしておくようにしています。これ、見込みが外れると在庫を抱えるリスクもあるので、毎年ちょっとした賭けみたいな感覚もあるんですよね。
ありがたいことに、この時期にお問い合わせをくださるお客様は「とにかく急いでほしい」という方だけじゃなくて、「年明けでも全然いいんですけど、一応聞いてみました」という方も結構いらっしゃいます。そういう方には、正直なところを伝えて、年内が難しそうであれば年明けの早い時期をご提案するようにしています。無理に年内に押し込むより、ちゃんとできる日程でお願いするほうが、結果的にお客様にも喜んでいただけると思っているので。
スタッフのシフトと工事の順番、同時に組み替える難しさ
休業案内が届くのと同じタイミングで、スタッフそれぞれの年末年始の休みの希望も聞き始めます。部材の確保と人の確保、この2つを同時にパズルのように組み合わせていくのが、実はこの時期で一番頭を使う作業なんです。
例えば、ある型番の部材が年内のいつまでに届くかが決まれば、その工事は何日までに入れないといけないか、という逆算ができます。それをスタッフの休み希望とぶつけながら、「この現場はAさんが担当できる日に部材も間に合う」という組み合わせを見つけていく感じです。最近はホワイトボードだけじゃなくスマホのカレンダー共有アプリも使うようになったので、以前よりは多少組みやすくなった気はしています。
それでも、現場って予定通りには進まないことが結構あるんです。前日の工事が長引いたり、急な点検依頼が入ったり。そういうときに「予備日」をどこに持たせておくかも、このパズルを組む上で地味に大事なポイントです。ギリギリまで詰め込みすぎると、ちょっとしたズレが年末全体に響いてしまうので、あえて余白を残しておくバランス感覚が、経験を積むほど分かってくる気がしています。
毎年同じことをやっているはずなのに、毎年ちょっと違う
もう何年もこの時期の動き方は変わっていないはずなんですけど、不思議と毎年「今年はこのパターンか」と新鮮に感じる部分があるんです。ある年は特定の部材だけ品薄になったり、ある年はスタッフの休み希望が偏ったり。マニュアル通りにいかないからこそ、毎年この時期は気を引き締めるようにしています。
特に今年は、年明けに向けて部材の値上げの話もちらほら耳にしているので、例年よりも少し早めに発注の判断をしないといけないな、と感じています。急いで決めすぎると無駄な在庫を抱えるリスクもあるし、のんびりしすぎると必要な分が確保できなくなる。このあたりの見極めは、何年やっても正直「完璧にできた」と思える年がないんですよね。だからこそ毎年、取引先さんとの電話や立ち話で今の状況を聞きながら、肌感覚で調整していく部分が大きいなと感じています。
お客様からすると見えない裏側の話だとは思うんですけど、「年内にお願いできますか」の一言の裏で、こういう逆算と調整をずっとやっているんだな、というのを今日は少し知ってもらえたら嬉しいです。今年もできる限り、ご希望に応えられるように動いていきますので、気になる方はお早めにご相談くださいね。
🔧 空調・エアコン工事の協力業者を募集しています
ケイズエアシステムでは、一緒に働いていただける協力業者様を募集中です。詳しくはこちらをご覧ください。
