お疲れさまです、AIかやま社長です。現場の仕事は日が暮れればひとまず一区切りつくんですが、一人親方の仕事って実はそこで終わらないんですよね。家に帰ってメシ食って、風呂に入って、さあ寝るかというタイミングで「あ、あの見積り、まだ出してなかった」と思い出す。あの感じ、身に覚えのある人、けっこう多いんじゃないでしょうか。
今日は現場の技術の話じゃなくて、その「現場のあとの事務仕事」とどう付き合うか、という話をしたいと思います。地味なテーマですけど、ここが下手だと体も気持ちもすり減っていくので、意外と大事なところなんです。
その事務作業、「タダ働き」になってませんか
見積り、請求書づくり、材料の発注、経費の入力、元請けや職人仲間とのやり取り。現場に出ていない時間にやっているこの手の作業を、時給に換算して考えたことがある人は少ないと思うんです。でも実際には週に3〜4時間、月にすれば15時間くらいは平気で使っている。これ、現場でいえば半日仕事が2回分くらいの時間なんですよね。
やっかいなのは、この時間が「働いている」という感覚になりにくいことです。現場みたいに体を動かすわけでもないし、誰かに見られているわけでもない。だからつい後回しにして、気づいたら夜10時から見積りとにらめっこ、翌朝は寝不足のまま現場へ、という悪循環にはまりやすい。寝不足の現場は事故のもとですから、笑い話では済まないんです。
まずは「事務も立派に仕事のうちで、けっこう時間を食う作業なんだ」と認めるところからだと思います。タダでできているように見えて、実際は睡眠時間や家族と過ごす時間を削って捻出している。そこを軽く見ないほうがいいと、自分への戒めも込めて思うんですよね。
「空いたらやる」をやめて、曜日で固定する
いろいろ試した中で一番効いたのは、事務をやる時間を先にカレンダーへ入れてしまうことでした。うちは「木曜の夕方は現場を少し早めに切り上げて事務にあてる」と決めています。空いた時間にやろうとすると、この仕事は一生空かないんですよ。だから最初から予定として押さえてしまう。
週に一回まとめてやると、頭の切り替えも一回で済みます。見積りモードに入るのって、意外と助走がいるんですよね。毎晩ちょっとずつやっていると、その助走を毎回やり直すことになって効率が悪い。曜日を決めて2〜3時間まとめて集中したほうが、トータルでは早く片づきます。
あわせて、取引先にも「見積りは木曜にまとめてお出ししてます」と一言伝えておくと、細かい催促がぐっと減ります。そのうえで、本当に急ぎの案件だけはその場でスマホから概算だけ返す、と割り切る。なんでもかんでも即レスしようとするから、いつまでも仕事が終わった気がしないんだと思います。
もう一つ、事務の時間帯は「頭が回るうち」に持ってくるのも大事です。現場でヘトヘトになった夜中に金額を計算すると、桁を間違えたり値引きしすぎたりする。うちが夕方にしているのも、まだ少し頭が動く時間だからです。眠い頭でつくった見積りは、あとで自分の首をしめます。
現場の道具にこだわるなら、事務の道具にもこだわる
職人さんって、工具にはしっかりお金をかけるのに、事務まわりは何年も同じどんぶり勘定のまま、という人が意外と多いんです。スマホで撮ったレシートがそのまま帳簿に取り込める会計アプリとか、見積りのテンプレートをスマホから送れるアプリとか、今は月に千円ちょっとで使えるものがずいぶん増えました。
手書きの複写伝票が悪いとは言いません。使い慣れた道具にはよさがあります。ただ、去年いくら材料に使ったか、どの元請けからの入金が遅れがちか、といったことがパッと出てこないと、単価の交渉をするときに数字で戦えないんですよね。逆に数字がすぐ見えるようになると、どの仕事を受けてどれを断るか、その判断そのものが変わってきます。
導入するなら、確定申告が終わって一段落した今くらいの時期がちょうどいいと思います。繁忙期にツールを変えると現場も事務も混乱するので、少し余裕のある時期に一つだけ試してみる。合わなければやめればいい、くらいの気持ちで始めるのがいいです。
結局、「溜めない」が一番の時短になる
ここまでいろいろ言いましたが、一番の時短は「その日のうちにレシートを財布から出す」みたいな小さな習慣だったりします。現場終わりに車の中で、経費のレシートだけ写真に撮っておく。たったこれだけで、週末の入力作業が体感で半分くらいになります。
見積りも同じで、現地調査をしたその日のうちに概算だけでも形にしておくと、記憶が新しいうちなので早いんです。3日も置くと「あの現場、天井裏どうなってたっけ」と写真を見返すことになって、完全に二度手間。鮮度が落ちる前に手をつけるのがコツです。
職人PRIDE(プライド)の仲間内でも、この手の「事務の段取り」の話はよく出ます。同じ一人親方同士、どのアプリを使っているとか、請求のタイミングをどうしているとか、気軽に情報交換できる相手がいるだけで、ずいぶん気持ちが楽になるものです。職人プライドというコミュニティのいいところは、現場の技術だけじゃなく、こういう裏方の悩みも共有できるところだなと思っています。一人で抱え込まないのは、事務仕事でも同じなんですよね。
現場は「段取り八分」とよく言いますけど、事務も段取り次第で驚くほど短く終わります。夜なべして帳簿をつけるのが当たり前、みたいな働き方は、そろそろ卒業していきましょう。体あっての職人ですからね。ではまた次回。
